Pengertian dan jenis organisasi

 PENGERTIAN DAN JENIS ORGANISASI

 A. Pengertian organisasi

Dalam literatur banyak dikemukakan pengertian organisasi. Webster mendefinisikan organisasi sebagai struktur eksekutif dari bisnis. Suatu struktur menurut bisnis modern harus menempatkan karyawan dari berbagai tingkat kemampuan guna mencapai efisiensi yang maksimal. Organisasi juga diartikan sebagai suatu keseluruhan termasuk di dalamnya fasilitas, material dan orang dengan perilakunya, yang diatur menurut posisi berdasarkan tugas pekerjaan. Tanpa memandang definisi mana yang dianut, pokoknya dalam struktur organisasi ada pengawasan dan pengarahan kegiatan bisnis yang memungkinkan manajemen mengkoordinasi tenaga kerja, uang mesin dan material untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Setiap organisasi memberi kemungkinan adanya pengawasan yang efektif, memberi kesempatan komunikasi dari atas ke bawah dan sebaliknya. Hal ini dapat terlaksana dalam suatu struktur organisasi yang jelas.

Struktur organisasi di perusahaan memiliki berbagai jenis dan variasi. Semuanya dibutuhkan di dalam badan usaha untuk melancarkan setiap pekerjaan. Tanpa adanya struktur organisasi tentu tidak akan jelas siapa yang menjadi atasan dan bawahan. Oleh sebab itu, struktur organisasi yang berjenis-jenis tersebut harus sebisa mungkin diaktualisasikan dalam perencanaan manajerial perusahaan. Paling tidak pihak atasan harus menentukan orang yang akan membidangi satu pekerjaan tertentu. Sehingga akan terlihat dengan jelas siapa yang bertanggungjawab atas tim di suatu bidang. Tentu ini akan memudahkan pengawasan dari pihak atasan, karena bisa langsung cek dan ricek kepada orang yang ditunjuk sebagai pemimpin tim. Struktur organisasi perusahaan adalah komponen atau unit kerja tertentu yang ada di dalam suatu perusahaan atau badan usaha. Dengan adanya struktur ini atasan bisa membagi-bagikan tugas dengan mudah.

Sebaliknya jika perusahaan tidak memiliki struktur organisasi perusahaan yang bagus, tentu pembagian tugas menjadi tidak jelas. Karena tidak ada sub unit kerja yang memang sesuai dengan kemampuannya yang bisa diberi tanggungjawab. Struktur organisasi merupakan suatu rangka kerjasama dari berbagai bagian menurut pola yang menghendaki adanya tertib, penyusunan yang logis dan hubungan yang serasi. Jadi dalam suatu struktur organisasi terdapat rangka yang menunjukkan segenap tugas pekerjaan untuk mencapai tujuan organisasi, hubungan antara fungsi-fungsi, serta wewenang tanggung jawab tiap anggota organisasi. 

Apabila kita berbicara tentang organisasi, pasti yang terpikirkan adalah organization chart atau organization structure, seperti pernyataan berikut:

Organization structure is framework enabling managers to divide responsibilities, ensure employee accountability, and distribute descision making authority. 

Organization chart provide a visual representation of how employees and tasks are grouped and how the lines of communication and authority flow. An organization chart depicts the official design for accomplishing tasks that lead to achieving the organization's goals, a framework known as the formal organization, (Bovee, 2004). 

Organization charts is a graphic representation of the organization structure. It indicates the title of each managerial position and, by means of connecting lines, shows who is accountable to whom and who is incharge of each department, (Schoell, 1993).

Keterangan :

Struktur organisasi adalah kerangka kerja yang memungkinkan manajer untuk membagi tanggung jawab, memastikan akuntabilitas karyawan, dan mendistribusikan wewenang pengambilan keputusan. Bagan organisasi memberikan representasi visual tentang bagaimana karyawan dan tugas dikelompokkan dan bagaimana jalur komunikasi dan otoritas mengalir. Bagan organisasi menggambarkan desain resmi untuk menyelesaikan tugas yang mengarah pada pencapaian tujuan organisasi, kerangka kerja yang dikenal sebagai organisasi formal, (Bovee, 2004).

Bagan organisasi adalah representasi grafis dari struktur organisasi. Ini menunjukkan judul setiap posisi manajerial dan, melalui garis penghubung, menunjukkan siapa yang bertanggung jawab kepada siapa dan siapa yang bertanggung jawab atas setiap departemen, (Schoell, 1993).

Secara umum struktur organisasi biasanya direfleksikan ke dalam organization chart yang secara visual digambarkan dalam bentuk kotak dan garis. 

-Daft (2001) misalnya mengatakan bahwa “organization chart merupakan representasi yang kasat mata yang menggambarkan semua kegiatan dan proses aktivitas yang terjadi di dalam sebuah organisasi.” Secara taksonomis organization chart menurut Daft (2001) menggambarkan 3 hal pokok:

(1) tingkat spesialisasi atau kompleksitas organisasi, 

(2) tingkat formalisasi organisasi dan 

(3) tingkat sentralisasi/desentralisasi organisasi.

Tingkat spesialisasi atau kompleksitas organisasi

Tingkat Spesialisasi kerja ialah pembagian kegiatan pekerjaan ke dalam berbagai tugas-tugas yang terpisah. Spesialisasi kerja juga biasa disebut pembagian kerja (division of labour). Tujuannya agar individu tersebut dapat menguasai keahlian lain dalam upaya peningkatan output kerja. Sekarang ini kita menggunakan istilah spealisasi kerja, untuk melakukan sejauh mana tugas-tugas di organisasi itu di bagi-bagi menjadi sejumlah pekerjaan sendiri. Inti dari spesialisasi adalah bahwa keseluruhan pekerjaan tidak di kerjakan oleh satu orang tapi dipecah menjadi beberapa langkah dan setiap langkah di selesaikan oleh orang yang berbeda. Karyawan individual dispesialisasikan untuk melakukan sebagian aktifitas bukannya keseluruhan aktivitas pekerjaan.

 Selama paruh abad ke 20, para manajer menganggap spealisasi kerja sebagai sumber penigkatan produktivitas yang tidak akan pernah berakhir. Dan selama beberapa waktu memang begitu! Karena spealisasi itu tidak d praktikkan secara luas,ketika spealisasi kerja diimplementasikan, produktifitas karyawan meningkat. Namun, sebelum tahun 1960 an, menjadi jelas bahwa sesuatu hal yang baik dapat dilakukan secara berlebihan. Dalam beberapa pekerjaan telah terlampaui titik di mana pemborosan manusia akibat dari spealisasi kerja , kebosanan,kelelahan,stress, mutu yang buruk, meningkatnya absensi dan tingginya pergantian karyawan-jauh mengalahkan keuntungan ekonomisnya.Kebanyakan manajer zaman sekarang menganggap spesialisasi kerja sebagai mekanisme perorganisasian yang penting, tetapi bukan sebagaisumber produktivitas yang terus menerus meningkat.

Tingkat formalisasi organisasi

Formalisasi menunjukkan tingginya standardisasi atau pembakuan tugas-tugas maupun jabatan dalam suatu organisasi. Semakin tinggi derajat formalisasi maka semakin teratur perilaku bawahan dalam suatu organisasi. Formalisasi bisa dicapai melalui pengaturan yang bersifat on the job dimana organisasi akan menggunakan lebih banyak peraturan maupun prosedur untuk mengatur kegiatan karyawan. Akan tetapi, formalisasi juga bisa dicapai apabila latihan maupun pendidikan dilakukan di luar organisasi (off the job), yaitu sebelum seseorang menjadi anggota organisasi. 

- Berbagai Teknik Formalisasi

Seleksi, persyaratan peran, peraturan, prosedur, kebijakan, pelatihan, dan ritual merupakan teknik-teknik yang digunakan dalam formalisasi. Berbagai teknik ini pada dasarnya bertujuan untuk membakukan jabatan dan pelaksanaan kegiatan. Peningkatan kompleksitas organisasi juga sering kali merupakan tindakan untuk membuat organisasi dengan lebih banyak bagian yang bersifat baku sehingga juga meningkatkan formalisasi. Penganut teori X cenderung tidak mempercayai kreativitas bawahan dan lebih menginginkan bawahan bertindak sesuai prosedur baku sehingga lebih menyukai derajat formalisasi yang lebih tinggi.

Tingkat sentralisasi/desentralisasi organisasi.

Sentralisasi menunjukkan tingkatan, di mana pengambilan keputusan dipusatkan atau dikonsentrasikan dalam organisasi. Konsentrasi pengambilan keputusan pada tingkatan hierarki yang tinggi menunjukkan tingkat sentralisasi yang tinggi. Sentralisasi berkaitan erat dengan corak pembagian otoritas maupun rantai komando yang digunakan dalam sebuah organisasi.

- Pentingnya Derajat Sentralisasi yang Sesuai

Derajat sentralisasi yang tinggi maupun yang rendah dibutuhkan pada situasi atau kondisi yang berbeda. Faktor situasi akan menentukan derajat sentralisasi yang sesuai. Oleh karena itu, perlu diidentifikasikan cara yang paling efektif untuk mengambil keputusan dalam suatu organisasi sehingga juga bisa diusahakan derajat sentralisasi yang sesuai.

Dua aktivitas membangun struktur dasar dalam semua organisasi. Proses mengidentifikasi pekerjaan-pekerjaan spesifik dan merancang orang untuk menjalankannya, menghasilkan spesialisasi pekerjaan. Setelah terspesialisasi, pekerjaan dikelompokkan ke dalam unit-unit logis - proses departementalisasi. Departementalisasi membuat suatu departemen sebagai pusat laba – unit perusahaan terpisah yang bertanggung jawab terhadap biaya dan labanya sendiri. Departementalisasi mengikuti salah satu (atau kombinasi) dari lima bentuk :

1) Departementalisasi berdasarkan pelanggan: Departementalisasi berdasarkan jenis pelanggan yang kemungkinan besar membeli produk tertentu.

2) Departementalisasi berdasarkan produk: Departementalisasi berdasarkan produk tertentu yang diciptakan.

3) Departementalisasi berdasarkan proses: Departementalisasi berdasarkan proses produksi yang digunakan dalam menciptakan barang atau jasa.

4) Departementalisasi berdasarkan geografis: Departementalisasi berdasarkan wilayah yang dilayani perusahaan.

5) Departementalisasi berdasarkan fungsi: Departementalisasi berdasarkan kelompok fungsi atau aktivitas.

Karena struktur organisasi merupakan sebuah keharusan, maka bagaimana struktur organisasi harus didesain sedemikian rupa agar tujuan didirikannya organisasi yaitu efisiensi, efektivitas dan meningkatnya nilai perusahaan bisa tercapai. Struktur organisasi menurut Robbin (2003) merupakan rantai perintah yang digambarkan secara grafis dengan menggunakan bagan organisasi. Sedangkan menurut Daft (2010) struktur organisasi adalah struktur organisasi formal, yang mencakup desain sistem untuk menjamin efektivitas komunikasi, koordinasi dan integrasi (kontrol) yang berasal dari hubungan antar departemen. Proses rasionalisasi dan spesialisasi yang bermula dari masa revolusi industri telah mendorong terciptanya struktur organisasi hierarkis, mekanistik, otokratik, konfrontatif yang terlanjur menjadi tinggi dan gemuk (Idrus, 2008 dalam Widjaja, 2012).

Stuktur organisasi yang dianut sebuah organisasi atau perusahaan akan sangat menentukan keberhasilan manajernya dalam mencapai tujuan yang diinginkan. Manajer pada organisasi atau perusahaan merupakan orang-orang yang menentukan keberhasilan pencapaian tujuan perusahaan, baik itu manajer puncak (top level manager), manajer menengah (middle level manager), maupun manajer level bawah ( low level manager), semuanya merupakan orang-orang yang bekerja dan berfikir untuk kemajuan perusahaan. Dalam proses kegiatan perusahaan manajer mempunyai peranan dalam meningkatkan koordinasi kerja yang efektif, tugas dan tanggung jawab, baik kepada sesama manajer dengan level jabatan yang sama maupun manajer yang menjabat jabatan dibawahnya dalam hirarki stuktur organisasi dan mempunyai peranan untuk mempengaruhi bawahan supaya bersedia bekerja dalam satu tim yang kompak, tugas dan tanggung jawab dengan ikhlas untuk mencapai tujuan yang direncanakan bersama. Proses manajerial harus benar-benar mempunyai arah dan tujuan, agar dapat diterapkan dalan suatu perusahaan. Cara manusia atau bawahan dalam organisasi tidak begitu saja tanpa batasan, perilakunya itu dibatasi oleh struktur organisasi yang mengatur hubungan formal diantara manusia yang bergerak di dalam organisasi itu baik secara individu maupun kelompok. 

Didalam organisasi dikenal jabatan-jabatan serta tugas yang berbeda-beda, sehingga di dalam struktur tersebut diatur suatu hubungan dasar antara mereka yang berwenang membuat keputusan dengan mereka yang berkewajiban melaksanakan keputusan tersebut. Banyaknya orang-orang dalam struktur organisasi perusahaan mengharuskan perusahaan menentukan garis tertentu yang merupakan batas pelaksanaan koordinasi kerja dalam perusahaan. Untuk itu organisasi yang ada akan menentukan keberhasilan perusahaan tersebut dalam mencapai tujuannya. Dalam menghadapi gejolak perubahan yang tidak dapat diprediksi, struktur organisasi tradisional yang demikian menjadi terlalu kaku dan tidak mudah beradapatasi dengan perubahan (Idrus, 2008).

Fenomena menurunnya produktivitas dan kinerja karyawan dapat terlihat dari struktur birokrasi yang bertingkat-tingkat dan melalui banyak orang, panjang dan berbelit-belit (lama dan panjang) sehingga mengakibatkan tugas pokok dan fungsi yang tidak jelas (Adityawarman, 2010 dalam Widjaja, 2012). Dengan begitu adanya perubahan tidak hanya mengembangkan kapabilitas organisasional, namun penting bagi organisasi untuk memikirkan kembali peran baru sumber daya manusia karena sumber daya manusia inilah yang menjadi eksekutor dalam menghadapi perubahan. Menjadi perusahaan yang berkembang harus membenahi diri, dan pembenahan yang sudah dilakukan pada sisi internal perusahaan. Pembenahan tersebut bertujuan agar perusahaaan tetap berjalan dan bersaing di bisnis asuransi. Pembenahan pada sisi internal perusahaan dilakukan yaitu dengan penyusunan kembali struktur organisasi kemudian melakukan job analysis pada masing - masing divisi. 

Hal ini dilakukan untuk mempermudah masing – masing divisi dalam menjalankan tugas sehingga tidak tumpang tindih dengan divisi lain dalam hal beban dan tanggung jawab kerja. Tumpang tindih yang dimaksud dalam penelitian ini adalah seorang karyawan di divisi marketing mengerjakan pekerjaan di divisinya dan juga tambahan beban kerja dari divisi keuangan dan juga masalah operasional. Pembenahan pada sisi internal dalam hal ini struktur organisasi perusahaan dirasakan masih belum berjalan dengan baik hal ini disebabkan adanya keluhan dari beberapa divisi yang mengerjakan pekerjaan yang tidak sesuai dengan job analysis yang sudah ada, dengan kata lain ditemukan tumpang tindih beban dan tanggung jawab pada salah satu divisi dalam struktur organisasi perusahaan. Seiring berjalannya waktu saat ini juga telah berkembang beberapa aplikasi di internal yang dapat mengintegrasikan antar divisi dan juga pengembangan lainnya.

Bagan organisasi memperlihatkan posisi manajerial, yang dihubungkan oleh garis yang menunjukkan siapa bertanggung jawab terhadap siapa, dan siapa yang berkuasa pada departemen tertentu. Garis komando adalah garis authority yang bergerak dari Presiden ke karyawan sampai ke bagian bawah organisasi. Garis komando ini harus jelas, mulai dari top management sampai ke tingkat paling bawah. Demikian pula The span of control yang berarti the number of subordinates a manager directly controls, harus dibatasi, biasanya disekitar 6 karyawan Namun jumlah ini bisa berkembang, dengan cara melatih karyawan melakukan self control buat diri masing-masing.

Adanya struktur organisasi yang baik dalam perusahaan akan membawa kebaikan seperti:

1. Perbaikan yang Berkelanjutan

Perusahaan yang terlibat dalam pengembangan organisasi berkomitmen untuk terus memperbaiki bisnisnya. Proses Organization Development (OD) menciptakan suatu siklus perbaikan yang berkelanjutan dimana setiap strategi direncanakan, diimplementasikan, dievaluasi, diperbaiki dan dimonitor penerapannya. Pengembangan organisasi adalah pendekatan proaktif yang mencakup perubahan (internal dan eksternal) dan memanfaatkannya untuk pembaruan.

2. Meningkatkan Komunikasi Internal Perusahaan

Salah satu keuntungan utama OD adalah peningkatan komunikasi, feedback, dan interaksi dalam organisasi. Tujuan utama dari meningkatkan komunikasi adalah untuk menyelaraskan semua karyawan dengan tujuan dan nilai-nilai perusahaan yang ada. Komunikasi yang jujur dan terbuka juga mengarah pada peningkatan pemahaman tentang perlunya perubahan dalam organisasi.

3. Pengembangan Karyawan

Pengembangan organisasi berfokus pada peningkatan komunikasi untuk memengaruhi karyawan agar menghasilkan perubahan yang diinginkan. Kebutuhan akan pengembangan karyawan berasal dari perubahan industri dan pasar yang konstan. Hal ini menyebabkan suatu organisasi secara berkala meningkatkan keterampilan karyawan untuk memenuhi persyaratan pasar yang berkembang. Ini dicapai melalui program pembelajaran, pelatihan, peningkatan keterampilan / kompetensi dan peningkatan proses kerja.

4. Peningkatan Produk dan Layanan

Manfaat utama pengembangan organisasi adalah inovasi, yang mengarah pada peningkatan produk dan layanan. Inovasi dapat dicapai melalui pengembangan karyawan, yang berfokus pada peningkatan hasil kerja yang memuaskan dan peningkatan motivasi dan semangat kerja. Dalam hal ini, keterlibatan karyawan merupakan faktor utama dalam peningkatan kreatifitas dan inovasi produk dan layanan. Selain itu, OD juga dapat meningkatkan inovasi produk melalui analisis kompetitif, riset pasar (market research) dan melalui perkiraan ekspektasi dan preferensi konsumen.

5. Peningkatan Laba

Organizational development mempengaruhi bottom line perusahaan dalam berbagai cara. Melalui peningkatan inovasi dan produktivitas serta terjadi efisiensi, keuntungan perusahaan tentunya akan meningkat. Biaya-biaya juga akan berkurang dengan meminimalkan turn over dan mengurangi tingkat ketidakhadiran karyawan. Karena OD selaras dengan tujuan dan fokus pada pengembangan, mutu produk/jasa dan peningkatan kepuasaan karyawaan. Pergeseran budaya ke arah perbaikan yang berkelanjutan membuat perusahaan memiliki keunggulan tersendiri dalam persaingan industri dan pasar. Pengembangan Organisasi dalam suatu bisnis adalah sebuah elemen yang sangat penting dalam rencana pengembangan yang lebih baik. Adanya pengembangan organisasi dalam bisnis akan membawa implikasi yang luas dan akan membangun hubungan baik antar karyawan.

B. Authority

Authority dalam organisasi, akan memperjelas Who's the Boss? Authority is the right to take action, the right to make decisions, the right to direct the work of others, and the right to give orders (Schoell, 1993). (Wewenang adalah hak untuk mengambil tindakan, hak untuk mengambil keputusan, hak untuk mengarahkan pekerjaan orang lain, dan hak untuk memberi perintah (Schoell, 1993) )

Otoritas adalah hak untuk bertindak, membuat keputusan dan hak memerintah. Untuk melaksanakan authority ini perlu delegasi. Tanpa adanya delegasi, tidak mungkin sebuah organisasi berjalan efektif. Delegasi adalah perwakilan atau utusan untuk proses perdamaian dan penunjukan langsung mengirimnya ke salah satu wakil dari kelompok atau lembaga. Delegasi menurut Hukum Perdata adalah penyerahan oleh yang berutang kepada orang lain yang wajib memenuhi re sebelumnya berutang. Delegasi tak meyebabkan pembaharuan utang, kecuali debitur berutang membebaskan utang obligasi pertama. Sedangkan pengertian hukum konstitusi Delegasi adalah mentransfer hak, tugas atau kewajiban oleh badan pemerintah di bawah tingkat tubuh.

Dasar-dasar Pendelegasian

Delegasi penting dalam struktur baik struktur organisasi dan struktur pemerintahan, untuk memungkinkan bawahan untuk melakukan pelatihan yang mewakili lembaga atau institusi. Pentingnya pemimpin konduksi kerjasama dan anggota, yang mendasari adalah sebagai berikut:

• Hanya pemimpin dapat bekerja sama atau bekerja melalui orang lain, sehingga itu adalah sesuatu yang hanya dapat diwujudkan melalui delegasi.

• Melalui delegasi, pemimpin menetapkan tugas, wewenang, hak, tanggung jawab, kewajiban, dan tanggung jawab kepada bawahan, bahwa semua fungsionaris organisasi sesuai dengan kewajibannya.

• Delegasi oleh organisasi kerja dapat bekerja dengan baik tanpa kehadiran pemimpin atas atau bos langsung.

• Dalam delegasi, pemimpin dari semua tugas dan tanggung jawab yang dipercayakan dengan menggunakan kredensial yang juga “menuntut” karya definitif bawahan.

• Dalam delegasi, pemimpin menetapkan tugas, wewenang, hak, tanggung jawab, kewajiban, dan tanggung jawab kepada bawahan, agar bawahan itu benar dan menuntut pelaksanaan program kerja.

Delegasi wewenang (authority)

Delegasi wewenang adalah anak dengan pendelegasian tugas, dan ketika keduanya telah ada juga harus disertai dengan kehadiran, akuntabilitas. Otoritas didelegasikan harus memberikan kepada orang yang tepat, baik dari sudut sudut atau kualifikasi fisik. Mendelegasikan wewenang kepada seseorang, harus disertai dengan pemberian motivasi. Yang delegasi resmi kekuasaan harus membimbing dan mengawasi orang-orang yang menerima pelimpahan wewenang. Dalam delegasi ini tercakup tugas yang diartikan sebagai obligation of a subordinate to perform an assigned task. Pendelegasian berarti atasan memberi tugas kupada bawahan dan bawahan menerima tugas itu. "Authority can be delegated, but responsibility cannot. Bagaimanapun juga pihak atas harus tetap bertanggung jawab pada akhir penugasan yang ia berikan kepada bawahan. 

Ada 3 bentuk authority yaitu line authority, staff authority dan comittee and team authority (Griffin, 2000).

1. Line Authority: ini mengikuti rantai komando, yang memiliki jenjang departemen-departemen.

2. Staff Authority: ini mengikuti keahlian seseorang memberi adpis pada manajer dalam organisasi garis. Para ahli staff ini misalnya ahli hukum, akuntan, pengacara, dan sebagainya.

3. Committee and Team Authority, seringkali diberi otoritas oleh top management untuk merumuskan, menetapkan keputusan penting yang akan dilaksanakan oleh perusahaan.

Pendelegasian authority kepada bawahan, merupakan suatu empowering employees=memberdayakan karyawan. Empowering means giving more authority To employees to make decisions themselves, without first checking with higher levels of management Empowering berarti memberikan otoritas yang lebih banyak kepada karyawan untuk membuat keputusan sendiri tanpa menunggu ceking dari atasan. Empowering karyawan pada masa sekarang ini adalah sangat penting karena:

1. Persaingan global, persaingan tajam, perubahan teknologi produksi, mengharuskan perusahaan merespons secara cepat.

2. Perusahaan makin berkembang dan organisasinya makin gemuk. Sehingga perlu pemberdayaan karyawan, agar berani mengambil tindakan terutama dalam hal kontrol kualitas.

3. Empowering employees berarti meningkatkan kepercayaan, keyakinan dan motivasi karyawan. Mereka akan bekerja lebih senang, menarik dan lebih termotivasi dan memberi tantangan dalam mengembangkan kreativitasnya.

Contoh delegasi

Pemberian kewenangan Kepala Daerah atau Head to Head dalam melaksanakan pelayanan publik dan untuk membuat produk hukum dalam bentuk apapun sesuai dengan tujuan negara. Jadi kantor pusat atau bupati memiliki tanggung jawab untuk pelimpahan wewenang yang memiliki telah diterima untuk melaksanakan pelayanan publik yang baik dan aturan yang sesuai.

Komponen Delegasi

Delegasi kepada orang lain di tempat kerja melibatkan empat komponen utama:

1. Delegator

Delegator adalah seseorang yang memiliki wewwenang untuk mendelegasikan berdasarkan kedua posisi dalam lisensi instansi pemerintah dan negara untuk melakukan tugas tertentu. Lisensi mendefinisikan lingkup praktek dalam profesi, sedangkan kebijakan lembaga menjelaskan peran karyawan.,Tingkat RN, lisensi, dan kebijakan menciptakan kewenangan untuk mendelegasikan kepada individu lain di tempat kerja. Akhirnya, delegasi tidak mengubah akuntabilitas delegator atau tanggung jawab untuk menyelesaikan tugas. Kedua konsep berarti bahwa delegator hanya dapat mendelegasikan tugas dalam ruang lingkup praktek dan tanggung jaewab untuk penyelesaian terampil tugas tetap dengan delegator tersebut.

2. Delegate

Delegate adalah seseorang yang menerima arahan apa yang haruis dilakukan dari delegator. Hubungan antara dua individu yang ada dalam lingkungan tempat kerja atau melalui kebijakan lembaga. Delegate memiliki kewajiban untuk menolak untuk menerima tugas tugas yang berada di luaratau pelatihannya, kemampuannya, atau deskripsi pekerjaan. Seorang delegate yang telah terlatih harus memiliki keterampilan yang berhubungan dengan lingkungan kerja,tetapi delegator bertanggung jawab untuk mengetahui tingkat kinerja delegatenya masing-masing.

3. Tugas

Tugas adalah aktivitas yang didelegasikan. Kegiatan yang didelegasikan umumnya harus menjadi tugas rutin. Rata-rata rutin 346 keterampilan untuk menjadi tugas manajer yang efektif dan memiliki hasil yang dapat diprediksikan, dan metode langkah-demi-langkah yang ada untuk menyelesaikan tugas. Pengambilan keputusan pada bagian dari delegate untuk tuigas-tugas yang didelegasikan terbatas pada bagaimana mengatur waktu dan menyelesaikan tugas dengan pasien yang berbeda atau variasi dalam peralatan. Prosedur untuk tugas ditemukan dalam manual pelatihan untuk keterampilan mengajar.

4. Klien atau situasi

Pentingnya identifikasi klien atau situasi tertentu untuk asuhan keperawatan yang telah didelegasikan. Hal ini diperlukan untuk memastikan bahwa tujuan untuk perawatan pasien dapat dipenuhi oleh delegate tersebut. Situasi akrab dan lingkungan meningkatkan keamanan klien dan kinerja kompetensi tugas apapun. Bahkan jika klien dan tugas yang diberikan sudah biasa, namun situasi yang baru memerlukan orientasi.

Aspek penting dalam pendelegasian

1. Fokus pendelegasian adalah hasil kerja yang diharapkan tercapai, dalam upaya menggapai sasaran/tujuan akhir dari organisasi.

2. Pendelegasian dilaksanakan dengan sikap hormat yang didasarkan atas penghargaan dan kesadaran terhadap diri sendiri sebagai sesuatu yang “berharga”, serta memerhatikan harga diri dan kehendak bebas orang lain, di mana setiap pekerja dipandang sebagai subjek, dan bukan objek kerja.

3. Pendelegasian yang menghasilkan melibatkan harapan-harapan yang meliputi bidang

Alasan Pentingnya Pendelegasian

Ada alasan delegasi itu diperlukan, diantaranya adalah :

1. Memungkinkan atasan dapat mencapai lebih dari pada mereka menangani setiap tugas sendiri.

2. Agar organisasi dapat berfungsi lebih efisien.

3. Atasan dapat memusatkan tenaga kepada suatu tugas yang lebih diprioritaskan.

4. Dapat mengembangkan keahlian bawahan sebagai suatu alat pembelajaran dari kesalahan.

5. Karena atasan tidak mempunyai kemampuan yang dibutuhkan dalam pembuatan keputusan.

6. Pendelegasian memungkinkan manajer perawat/bidan mencapai hasil yang lebih baik dari pada semua kegiatan ditangani sendiri.

7. Agar organisasi berjalan lebih efisien.

8. Pendelegasian memungkinkan manajer perawat/bidan dapat memusatkan perhatian terhadap tugas-tugas prioritas yang lebih penting.

9. Dengan pendelegasian, memungkinkan bawahan untuk tumbuh dan berkembang, bahkan dapat dipergunakan sebagai bahan informasi untuk belajar dari kesalahan atau keberhasilan.

Prinsip Delegasi

Dibawah ini adalah prinsip – prinsip klasik yang dapat dijadikan dasar untuk delegasi yang efektif :

1. Prinsip Scalar.

Proses skalar adalah mengenai perkembangan rantai perintah yang menghasilkan pertambahan tingkat-tingkat pada struktur organisasi. Proses skalar dicapai melalui pendelegasian wewenang dan tanggung jawab.

2. Prinsip Kesatuan Perintah

Dalam melakasanakan pekerjaan, karyawan harus memperhatikan prinsip kesatuan perintah sehingga pelaksanaan kerja dapat dijalankan dengan baik. Karyawan harus tahu kepada siapa ia harus bertanggung jawab sesuai dengan wewenang yang diperolehnya. Perintah yang datang dari manajer lain kepada serorang karyawan akan merusak jalannya wewenang dan tanggung jawab serta pembagian kerja.

Cara Melakukan Delegasi

Cara manajer dalam melakukan delegasi antara lain :

1. Membuat perencanaan ke depan dan mencegah masalah.

2. Menetapkan tujuan dan sasaran yang realistis

3. Menyetujui standar kerja

4. Menyelaraskan tugas atau kewajiban dengan kemampuan bawahan

5. Melatih dan mengembangkan staf bawahan dengan memberikan tugas dan wewenang baik secara tertulis maupun lisan.

6. Melakukan kontrol dan mengkoordinasikan pekerjaan bawahan dengan mengukur pencapaian tujuan berdasarkan standar serta memberikan umpan balik prestasi yang dicapai.

7. Kunjungi bawahan lebih sering dan dengarkan keluhan – keluhannya.

8. Bantu mereka untuk memecahkan masalahnya dengan memberikan ide ide baru yang bermanfaat.

9. Memberikan ‘reward’ atas hasil yang dicapai.

10. Jangan mengambil kembali tugas yang sudah didelegasikan.

Jenis Pendelegasian

Dalam bukunya yang berjudul The 7 Habits of Highly Effective People, Stephen R. Covey menyatakan bahwa ada 2 jenis pendelegasian, yaitu 

1. Pendelegasian Suruhan (Gofer Delegation)

Pendelegasian suruhan berarti : “kejar ini, kejar itu, kerjakan ini, kerjakan itu, dan beritahu saya ketika sudah selesai.” Pendelegasian suruhan berprinsip pada metode, yaitu semua didikte secara rinci dan spesifik step by step cara melakukannya. Pendelegasian dengan cara ini banyak digunakan oleh manager karena mereka berpikir metode yang dilakukan pasti tidak akan keluar dari jalur, minim kesalahan dan sesuai dengan apa yang diinginkan. Tapi kelemahannya adalah bahwa mereka tidak melatih creative thinking anak buah mereka dan bila terjadi kesalahan si anak buah akan merasa tidak bertanggung jawab kepada hasil yang didapat.

2. Pendelegasian pengurusan (Stewardship Delegation)

Pendelegasian pengurusan berfokus pada hasil dan bukan pada metode, memberikan secara rinci hasil yang diinginkan, bukan memberikan secara rinci apa yang harus dilakukan. Pendelegasian ini memberi pilihan metode kepada anak buah dan membuat mereka bertanggung jawab atas hasil. Pendelegasian metode pengurusan memberi kepercayaan penuh kepada anak buah dan kepercayaan ini adalah bentuk tertinggi dari motivasi manusia. Kepercayaan menghasilkan yang terbaik dari diri manusia. Tetapi dibutuhkan waktu dan kesabaran, dan tanpa mengesampingkan kebutuhan untuk melatih dan mengembangkan orang sehingga kecakapan mereka dapat meningkat ke tingkat kepercayaan itu. Bila pendelegasian pengurusan dilakukan dengan benar, kedua pihak akan mendapatkan keuntungan dan akhirnya jauh lebih banyak pekerjaan yang dapat diselesaikan dalam waktu yang jauh lebih singkat. Prinsip yang terlibat dalam pendelegasian pengurusan selalu benar dan dapat berlaku pada orang atau situasi jenis apapun.

Penyebab Gagalnya Delegasi

1. Atasan merasa lebih jika mereka tetap mempertahankan hak pembuatan keputusan.

2. Atasan tidak ingin ambil resiko kalau saja bawahannya salah ataupun gagal dalam menjalankan wewenangnya.

3. Atasannya kurang atau tidak percaya kepada bawahannya.

4. Atasan takut apabila seorang bawahannya melakukan tugas dengan sangat baik dan efektif, sehingga dapat mengancam posisinya sebagai atasan.

5. Bawahan tidak menerima dengan alasan dapat menambah tanggung jawab yang sudah diterima.

6. Bawahan takut tidak dapat menjalankan tugas – tugas dengan benar dan dikatakan gagal.

7. Bawahan merasa tertekan apabila dilimpahkan tanggung jawab yang lebih besar.

 

Metode-metode Pendelegasian

1. Spesifikasi tanggung jawab secara jelas.

2. Menjelaskan hasil yang di harapkan dari sebuah tugas yang di delegasikan atau dari suatu penugasan,jernihkan sasaran dan prioritas.dan beritahukan kepadanya mengenai batas waktu apa saja yang harus di penuhi

3. Berikan kekuasaan yang cukup dan princi batas-batas kebijaksanaanya.

4. Bila member tanggung jawab yang baru tentukan jumlah kekuasaan yang sesuai yang di butuhkan oleh bawahan tersebut agar dapat melaksanakanya

Princi persyaratan pelaporan

Peting seorang bawahan memahami jenis-jenis informasi yang harus di laporkan, beberapa sering laporan harus di harapkan, dan bagaimana kemajuan akan di pantau(misalnya : laporan tertulis, pertemuan-pertemuan tinjauan). Mengenai kemajuan, presentasi dalam pertemuan-pertemuan departemen evaluasi kerja yang vormal Pastikan penerimaan tanggung jawab dari bawahan Agar pendelegasian itu berhasil, maka bawahan tersebut harus menerima penugasan yang baru tersebut dan mengikat diri untuk melaksanakannya. Karena penugasan tersebut menarik dan penting bagi kemajuan karier bawahan tersebut.

Teruskan informasi kepada mereka yang harus mengetahui. Orang yang diberikan wewenang (pendelegasian), ia harus melakukan tugas oleh yang didelegasikan harus diberitahukan tentang tanggung jawab kekuasaan baru dari bawahan kepada rekannya. Pantaulah kemajuan dengan cara yang sesuai. Usahakan agar supaya bawahan memperoleh informasi yang dibutuhkan. Berilah dukungan dan bantuan namun hindari pendelegasian yang terkait Buatlah agar kesalahan itu menjadi suatu proses belajar (Yukl. Gary.1989).

 

C. Kekuasaan

Seorang Manajer sering memerintahkan anggota timnya untuk menjalankan atau tidak menjalankan sesuatu. Dengan diberikannya perintah dari atasan itu berarti pemimpin atau manajer tersebut telah menggunakan kekuasaanya dalam sebuah organisasi. Pada dasarnya yang dimaksud dengan kekuaaan adalah kemampuan memengaruhi orang lain untuk bersedia melakukan sesuatu yang diinginkannya. Penggunaan kekuasaan oleh seorang pemimpin dalam menimbulkan dua dampak yaitu dampak positif dan dampak negatif. Penggunaan kekuasaan yang efektif akan meningkatkan motivasi bawahannya sehingga dapat menyelesaikan pekerjaan dengan baik, jika penggunaan kekuasaan yang tidak efektif oleh seorang pemimpin akan mengakibatkan dampak negatif sehingga pekerjaan dapat dilaksanakan dengan baik.

1. Kekuasaan Balas Jasa (Reward Power)

Kekuasaan jenis ini merupakan kekuasaan yang menggunakan balas jasa atau reward untuk mempengaruhi seseorang untuk bersedia melakukan sesuatu sesuai keinginannya, Kekuasaan ini dapat berupa gaji, upah, bonus, promosi, pujian, pengakuan atau penempatan tugas yang lebih menarik. Namun melalui kekuasaan ini seorang pemimpin juga dapat menunda pemberian reward tersebut sebagai hukumancjika bawahannya tidak melakukan apa yang telah diperintahkan.

2. Kekuasaan Paksaan (Coercive Power)

Kekuasaan ini lebih cenderung ke penggunaan ancaman atau hukuman untuk mempengaruhi seseorang agar bersedia melakukan sesuatu sesuai keinginannya. Kekuasaan paksaan ini adalah kebalikan atau sisi negatif dari kekuasaan balas jasa. Contoh yang diberlakukan jika tidak mengikuti perintah yang diintruksikan, antara lain pemberian surat peringatan, penurunan gaji, penurunan jabatan dan bahkan pemberhentian kerja atau PHK.

3. Kekuasaan Rujukan (Referent Power)

Kekuasaan rujukan ini merupakan kekuasaan yang diperoleh atas dasar kekaguman, keteladanan, kharisma dan kepribadian dari seorang pemimpin. Contohnya si A yang memimpin banyak orang karena kepribadiannya dan karismanya.

4. Kekuasaan Sah (Legitimate Power)

Kekuasaan ini berasal dari posisi resmi yang dijabat oleh seseorang, baik itu dalam suatu organisasi, birokrasi ataupun pemerintahan. Kekuasaan sah adalah kekuasaan yang diperoleh dari konsekuensi hirarki dalam organisasi. Seseorang yang menduduki posisi itu memiliki hak dan wewenang untuk memberikan perintah dan intruksi kepada bawahannya dan bawahannya berkewajiban untuk menjalankan intruksi yang telah diberikan.

5. Kekuasaan Keahlian (Expert Power)

Kekuasaan Keahlian ini muncul karena adanya keahlian ataupun keterampilan yang dimiliki oleh seseorang. Acap kali seseorang yang memiliki pengalaman dan keahlian tertentu memiliki kekuasaan ahli dalam suatu organisasi meskipun orang tersebut bukanlah manajer atau pemimpin. Individu-individu yang memiliki keterampilan/keahlian tersebut biasanya dipercayai oleh Manajernya untuk membimbing karyawan lainnya dengan benar. Kemampuan untuk memengaruhi orang lain merupakan inti penting dari Kepemimpinan. Pada dasarnya, Kekuasaan seseorang dalam suatu perusahaan berasal dari posisi yang ditempatinya atau otoritas yang dimilikinya dalam organisasi. setiap orang yang sudah bpada pucuk kepemimpinan pada suatu organisasi atau ke pemimpinan lainnya, memiliki kekuasaan yang besar untuk mengatur orang di bawahnya. 

Sebagian pemimpin harus menggunakan kekuasaan dengan efektif, sehingga mampu menumbuhkan motivasi bawahan untuk bekerja dan melaksanakan tugas dengan lebih baik lagi, dan menjunjung mutu dan kualitas dan selaksanakan peraturan-peraturan yang sudah di tentukan.

Etzioni (1961) menggolongkan kekuasaan atas 3 golongan, yaitu:

1. Kekuasaan paksaan, ini mempunyai sanksi fisik seperti rasa sakit, lapar, dikurung, dipenjara, dan sebagainya. 

2. Kekuasaan imbalan, seperti imbalan gaji, fasilitas kendaraan, perumahan, kesehatan dan sebagainya. Jadi karena B diberi gaji, maka si A punya kekuasaan atas B.

3. Kekuasaan normatif, ini karena pertimbangan prestise, hormat, punya sifat keagamaan dan sebagainya.

French dan Roven mengemukakan 5 jenis kekuasaan (Filley et al._Managerial Process and Organization Behavior, 1976).

1. Kekuasaan hadiah, Si A memberi hadiah imbalan/balas jasa pada B. Jadi si A punya kekuasaan terhadap si B.

2. Kekuasaan paksaan (reward power) di sini ada unsur hukuman.

3. Kekuasaan legal, di sini ada pengakuan bawahan, bahwa ia punya atasan yang sah, yang dapat memerintah dia.

4. Kekuasaan acuan, di sini ada keinginan bawahan untuk menjaga hubungan baik dengan atasan. Ada unsur pengabdian.

5. Kekuasaan keahlian, si A sebagai atasan memiliki keahlian tertentu sehingga ia diakui bawahannya.

Seperti telah dijelaskan bahwa “kekuasaan” adalah kemampuan untuk membuat orang lain mengerjakan apa yang dikehendaki pemegang kekuasaan, maka otoritas adalah 'hak' untuk itu. Jadi otoritas ialah kekuasaan yang sah, yang dipunyai seseorang dan diakui oleh kelompoknya. Barnard melihat bahwa ada atau tidak adanya otoritas ini harus dilihat dari segi penerima otoritas, apakah ia menerima atau menolak perintah. Misalnya, si A memerintah si B, tapi perintah itu tidak dikerjakan oleh B, karena alasan perintahnya tidak jelas, tidak dimengerti, perintahnya bertentangan dengan tujuan organisasi, bertentangan dengan tujuan pribadinya, dia tak sanggup melaksanakan baik secara mer tal maupun fisik, maka di sini tidak ada authority (otoritas=kewibawaan). Ceh sebab itu bila seorang Pemimpin harus berkomunikasi, memberi perintah secara jelas.

 

D. JENIS ORGANISASI

Mengenai jenis organisasi kita kenal tiga bentuk:

1. Organisasi Garis

2. Organisasi Garis dan Staff

3. Organisasi Fungsional

1. Organisasi Garis

Struktur organisasi garis ini dikemukakan oleh seorang Prancis bernama Henri Fayol (1941) seorang insinyur pertambangan dan Presiden Direktur dari sebuah perusahaan tambang logam (Comantri-Fourchambault Co.) yang menulis sebuah buku "Administration Industrielle et General”. Dia juga mengemukakan prinsip pembagian pekerjaan, tetapi menginginkan adanya satu komando atau unity of command. Seorang pemimpin harus memiliki authority. Henry Fayol sangat menekankan authority ini dengan memberikan kekuasaan kepada pemimpin tertinggi, satu komando dalam organisasi garis. Organisasi garis=organisasi lini=organisasi militer=organisasi hierarchis, ialah suatu bentuk yang mempunyai satu komando atau pimpinan yang memerintah dari atas sampai ke bawah. Demikian pula persoalan-persoalan yang terdapat pada bagian bawah tangga organisasi harus diajukan ke pihak atasan untuk mendapat penyelesaian. Jadi dikatakan organisasi lini atau garis karena kenyataan bahwa pada sistem ini hubungan antara bagian itu melalui garis lurus. Garis lurus tampak dari kebijaksanaan dan kekuasaan yang langsung dari atas ke bawah, dan garis pertanggung jawaban dari bawah ke atas.

 

Sebagai kebaikan dari sistem garis ini ialah:

1. Struktur sangat sederhana

2. Dengan tegas bisa diketahui apa tugasnya dan pada siapa seseorang itu bertanggung jawab.

3. Tata tertib atau disiplin kerja bisa dipelihara.

4. Banyak digunakan dalam organisasi kecil.

Kelemahan-kelemahannya adalah:

1. Timbulnya birokrasi, yaitu lambannya jalan pekerjaan dan tanggung jawab karena banyaknya tangga-tangga organisasi yang harus dilewati.

2. Untuk organisasi ini dibutuhkan pimpinan cakap dan serba tahu. Mencari tipe pimpinan seperti ini adalah sulit sekali.

3. Tidak ada kerja sama antara bagian-bagian yang sederajat dalam organisasi tersebut

4. Kurang adanya spesialisasi, karena kepala-kepala bagian/biro harus memiliki sifat beraneka ragam, untuk mengorganisasi bagian-bagian, seksi-seksi dibawahnya. Ada kemungkinan pekerjaan dilakukan kurang sempurna.

Jika kita bicara birokkrasi maka yang terbayang ialah aspek negatif dari suatu perkantoran yang memiliki banyak tingkatan dalam organisasi. Birokrasi dianggap memperlambat kelancaran alur pekerjaan. Ini bukanlah arti sebenarnya dari cakupan pengertian birokrasi. Ide birokrasi ini muncul dari seorang filosof Jerman Max Weber pada awal 1900 an.Pada saat itu belum ada teori dan tidak ada text book yang membahas organisasi perusahaan. Weber mengusulkan istilah birokrasi sebagai solusi dalam mengelola sebuah perusahaan. Dia telah membuat suatu lompatan jauh kedepan dalam membentuk sebuah organisasi perusahaan. Bureaucracy is an approach to organizing that is characterized by a well-defined chain of command, a clear division of work among departmens, a system of rules covering the rights and duties of all employees, and a system of procedures for dealing with routine decisions (Schoell, 1993). 

Birokrasi adalah satu pendekatan organisasi yang memiliki ciri khas adanya rantai komando, jelas divisi dan departemennya sehingga terlihat hak dan kewajiban karyawan, dan prosedur standar yang harus dilakukan. Prosedur standar ini dikenal dengan istilah SOP = standar operasional prosedur, atau Protap = prosedur tetap dari pekerjaan sehari-hari dalam sebuah organisasi. Jadi birokrasi ini pada awalnya merupakan suatu penyusunan organisasi perusahaan yang secara jelas menetapkan yaris komando, bagian atau departemen sehingga jelas pula hak dan kewajibar karyawan yang akan dilaksanakan dalam sehari-hari.

Contoh sederhana dapat dilihat pada sebuah kantor pos, atau kantor pemerintah lainnya jelas ada bagian, departemen, atasan, bawahan, garis komando. Demikian pula dalam sebuah pabrik Jika pekerjaan ini sudah dilakukan secara rutin dan berulang-ulang, maka dibuatlah aturan-aturan standar, sehingga akhirnya muncul berbagai peraturan, bagian-bagian, dan pengambilan keputasan secara sentral, terpusat pada orang tertentu. Dalam perkembangan selanjutnya istilah “birokrasi” lebih terkenal sebagai penghambat kelancaran pekerjaan, karena banyaknya biro, banyak tangga yang harus dilalui dalam menyelesaikan suatu pekerjaan.

ADOKRASI

An adhocracy is an organization in which there are few specialized jobs and little required aherence to the chain of command. Organization charts are usually avoided. Decision making is decentralized. In this firm there is usually a set of common beliefs and a sense of common purpose ... a “culture” This culture helps hold the employees together and helps ensure that the work of the firm is done effectively (Schoell, 1993).

Adokrasi adalah suatu hubungan dalam sebuah organisasi, yang tidak banyak tingkatan, sedikit rantai komando, sifat komando ini tidak dominan, tidak ada struktur organisasi. Pengambilan keputusan dilakukan secara desentralisasi. Dalam organisasi ini ada semacam keyakinan, kebiasaan umum yang sudah membentuk satu “budaya”, yang mereka ikuti. Budaya inilah yang memimpin mereka, sehingga mereka bekerja sangat efektif.

Contoh bentuk adokrasi ini seperti dijumpai pada perusahaan di Silicon Valley in California yang berjumlah ratusan perusahaan yang nampaknya tidak terorganisasi secara baik yang bergerak dalam bidang komputer dan elekktronik Struktur organisasinya tidak ada, dan decision making, dilakukan secara desentralisasi. Namun mereka bisa menghasilkan produk baru terus menerus, serta perbaikan mutu. Sebenarnya mereka juga memiliki organisasi dan bersaing secara rutin sesama mereka. Organisasi mereka ini sudah terikat secara kuat dalam bentuk budaya kerja, yang terus menerus mereka ikuti. Dengan katan budaya ini membuat mereka lebih kreatif dan efektif dalam bekerja.

SISTEM PASSARELLE

Henri Fayol melihat terlalu banyak hirarki dalam organisasi garis, sehingga segala persoalan dari bawah, harus diajukan ke atas dan memakan waktu lama karena adanya birokrasi. Fayol menyatakan bahwa untuk mempersingkat jalan hirarki yang panjang itu ialah dengan membuat jembatan penghubung yang disebutnya dengan Lapassarelle. Hubungan ini dapat digambarkan sebagai berikut:

 

Jadi di sini bagian-bagian yang sederajat dapat mengadakan hubungan satu sama lain, untuk menyelesaikan hal-hal yang tidak begitu penting. Dengan demikian kelemahan adanya birokrasi dalam sistem garis dikurangi dengan adanya passarelle tersebut.

2. Organisasi Garis dan Staf

Guna menghindari kesulitan mencari pimpinan yang serba tahu dan serba cakap, maka orang mengangkat staff tertentu, untuk membantu pimpinan Pejabat staff di sini semata-mata mempunyai kewajiban penasehat dan tidak mempunyai wewenang memberikan perintah untuk melaksanakan usul-usulnya. Staf ini misalnya ahli ekonomi perusahaan untuk penasehat dibidang usaha, marketing, dan keuangan. Seorang akuntan sebagai penasehat dibidang pembukuan atau seorang ahli hukum sebagai penasehat hukum. Struktur organisasi garis dan staf ini dipelopori oleh EMERSON yang mula-mula menyelidiki perang antara Perancis dan Jerman tahun 1870. Dia melihat perbedaan efisiensi dari kedua angkatan perang. Dan ternyata Jerman mempunyai spesialis-spesialis yang ditambahkan dalam pimpinan militer sebagai staf. Jadi staf ini terdiri dari spesialis-spesialis tertentu yang diperlukan oleh perusahaan. Staf ini dapat dikoordinasi dalam sebuah organisasi yang berbeda diluar organisasi garis. Artinya staf mempunyai pegawai-pegawai tersendiri, tetapi tidak mempunyai hubungan langsung dengan tingkat-tingkat organisasi perusahaan

Kebaikan dari sistem garis dan staf ini ialah: Tugas yang sangat berat bagi pimpinan dalam organisasi garis bisa dikurangi dengan adanya staf dan Tetap terjamin adanya pimpinan tunggal dalam perusahaan. Sebab staf tidak dapat campur tangan dalam urusan perusahaan.

Kelemahannya: Kemungkinan timbul perselisihan antara staf dan pimpinan, Petunjuk-petunjuk dari staf, mungkin hanya bersifat teoritis kurang memperhatikan soal praktek. Ini menimbulkan ketegangan dengan pihak pelaksana. Perbedaan dalam pendidikan, sikap dan mentalitas akan memperbesar pertentangan tersebut, Nasehat yang diberikan atau data yang telah dikumpulkan oleh staf tidak dipergunakan oleh pimpinan, ini berarti pengeluaran biaya sia-sia, Ada pula kemungkinan pimpinan sangat tergantung kepada staf sehingga pimpinan kurang berani mengambil inisiatif, tidak kreatif.

Mengembangkan hubungan lini dan staf

Suksesnya suatu bisnis tidak terlepas dari kepribadian seorang atau beberapa orang yang telah merintis berdirinya bisnis tersebut. Memang benar bisnis yang telah berkembang sekarang ini dikendalikan oleh para ahli profesional, tetapi saat berdirinya bisnis tersebut berada ditangan orang berbakat, yang tidak lain para pendirinya sendiri. Setelah bisnis meluas, tiba saatnya untuk mendelegasikan otoritas dan tanggung jawab ke tangan para eksekutif. Kemudian manajemen menghadapi masalah serius, tentang bagaimana memodifikasi organisasi sedemikian rupa, mendelegasikan otoritas tanpa mengorbankan efisiensi. Salah satu pemecahannya ialah mengangkat orang ahli dengan otoritas menjalankan salah satu departemen. Rencana membuat organisasi semacam ini dikenal sebagai functional plan, dan bentuk lain ialah membuat line-staff plan. Dalam hal ini termasuk personil yang menjalankan fungsi, planning, directing dan decision making, ditunjang oleh personil ahli atau staf, yang bertugas memberi nasehat kepada personil lini.

Fungsi Lini dan Staff

Untuk mengerti perbedaan antara personil lini dan personil staf ialah dengan mengetahui macam-macam otoritas dan tanggung jawab masing-masingnya. Fungsi eksekutif lini ialah memberi perintah langsung kepada bawahannya. Karakteristiknya ialah adanya hubungan antara atasan dan bawahan. Atasan bertanggung jawab atas kegiatan bawahan. Dan bawahan harus melaksanakan semua apa yang diperintahkan kepadanya. Dengan demikian eksekutif memberi sumbangan secara langsung, terhadap pencapaian tujuan organisasi dalam bidang planning, directing, dan control-ling, dalam bidang yang menjadi wewenangnya. 

Sebaliknya personil staf, adalah spesialis mengenai salah satu bidang dalam bisnis dan fungsinya ialah memberikan nasehat dan membantu personil lini. Nasehat para ahli staf ini sering diperlukan dalam proses pembuatan keputusan. Walaupun nasehat staf ini diperlukan namun staf secara tegas tidak memiliki otoritas mencampuri urusan personil lini. Spesialis star memiliki ide dan penuh keterampilan dalam menginterpretasiķan dan menganalisa data untuk bahan rekomendasi bagi personil lini. Di dalam bisnis besar, akan lebih banyak dijumpai staf dibandingkan pada bisnis kecil, karena makin besar bisnis, maka makin banyak diperlukan staff untuk menganalisa berbagai informasi. Dan para eksekutif, harus betul-betul mencurahkan perhatian kebagian operasional bisnis.

3. Organisasi Fungsional

Organisasi ini menghendaki adanya spesialisasi, dan tidak mengikuti kesederhanaan dan keseragaman komando seperti organisasi lini. Dalam hal ini para pegawai menerima perintah dari beberapa atasan, yang masing- masing memiliki spesialisasi sendiri. Masing-masing supervisor adalah orang ahli dalam bidangnya yang bertugas untuk keseluruhan organisasi. Struktur organisasi fungsional ini diciptakan oleh Taylor. Frederick Winslow Taylor lahir tahun 1856 dan meningga!. 1915 di Amerika Serikat, terkenal dengan bukunya Scientific Management, terbit tahun 1911. Dia terkenal sebagai tokoh manajemen ilmiah, yang semuanya serba terukur, teliti mengikuti tata cara ilmiah. Buruh harus diperlakukan dengan penuh disiplin, gerakan-gerakan buruh dalam melakukan pekerjaan harus seefisien mungkin. Taylor terkenal pula dengan time and motion study, yaitu studi tentang gerak dan waktu. Ternyata perusahaannya memang menghasilkan produksi belipat ganda, karena dia selalu memacu tenaga buruh, seperti terlihat dalam cara Taylor memberi upah.

Dari teori yang dikemukakan dalam scientific management nampak ia mengemukakan beberapa prinsip, yaitu hindarkan cara coba-coba dalam perusahaan, semua harus diukur, pilih tenaga kerja yang terbaik dan latih mereka, adakan pembagian kerja sebaik-baiknya dan adakan latihan kerja, pisahkan kerja otak (perencana) dengan kerja pelaksana. Taylor. Melihat kelemahan organisasi garis, dalam segi beratnya tugas yang dibebankan kepada pimpinan. Pada pimpinan tersebut tergabung tugas perencana dan pelaksana. Taylor berpendapat bahwa sifat dan bentuk pekerjaan yang beraneka ragam itu menghendaki pengetahuan dan kecakapan yang bermacam-macam pula. Perhatian Taylor sangat tertuju kebagian pabrik, dan menyatakan bahwa konsep organisasi garis sangat memberatkan pimpinan bagian pabrik.

1. Mandor atau kepala-kepala bengkel harus dibebaskan dari pekerjaan otak.

2. Cara kerja diganti dengan tipe fungsional, pekerjaan pimpinan dibagi sampai menjadi beberapa fungsi.

Dalam organisasi garis, pekerja hanya mempunyai satu atasan. Dalam sistem Taylor pekerja menerima perintah dari 8 atasan yang masing-masing mempunyai tugas tertentu. Delapan orang atasan ini ialah:

1. Tiga dari bagian planning:

- Route Clerk

- Instruction card clerk

- Cost and time clerk

2. Empat bagian pabrik yaitu:

- Gang boss

- Speed boss

- Inspector

- Repair boss

Dan satu lagi untuk seluruh bagian perusahaan yang disebut: Shop Disciplinarian.

Order of work and route clerk

Tugasnya menentukan jalan-jalan yang setepat-tepatnya yang harus dilalui oleh tiap bagian pekerjaan dari satu mesin ke mesin yang lain. Dia harus membuat daftar yang menunjukkan tentang susunan yang setepat-.tepatnya dari pekerjaan yang harus dilaksanakan.

Instruction card clerk

Tugasnya menulis perintah-perintah di atas kartu instruksi. Kartu instruksi ini merupakan alat utama untuk menginstruksi boss atau pekerja-pekerja mencapai semua bagian pekerjaan. Dalam kartu tersebut tertulis misalnya cara memotong, di mana mulat, berapa besarnya, berapa kali memotong dan sebagainya.

Time and cost clerk

Tugasnya mencatat lama kerja dan upahnya, kemudian mengirimkan catatan-catatan tersebut untuk dibukukan oleh cost and time clerk. 

Ketiga mandor-mandor dari bagian di atas termasuk ke dalam bagian planning (perencana).

Sekarang pada bagian pabrik:

Gang boss

Tugasnya ialah mempersiapkan segala sesuatu yang akan dikerjakan. Dia harus bisa memberi contoh bagaimana cara bekerja yang baik dan cepat. Dia menunjukkan mesin-mesin yang harus dipakai dan mengawasi semua pekerja.

Speed boss

Tugasnya ialah mengawasi pekerja-pekerja, agar pekerjaan dapat dilaksanakan, sesuai dengan waktu yang disebut dalam kartu instruksi. Kalau perlu memberi contoh kepada pekerja bahwa pekerjaan tersebut dapat dilakukan sesuai dengan waktunya.

Inspector

Tugasnya memeriksa kualitas hasil produksi dan bertanggung jawab terhadap mutu pekerjaan tersebut. Baik pekerja maupun speed boss harus mengusahakan agar Inspector puas terhadap hasil pekerjaan mereka.

Repair boss

Tugasnya memelihara alat produksi dan mereparasi bila ada kerusakan-kerusakan. Dia mengusahakan agar setiap pekerja selalu menjaga kebersihan mesin, diberi oli, agar jangan berkarat, aus dan sebagainya. Kemudian untuk keperluan seluruh perusahaan ada:

 Shop disciplinarian.

Tugasnya menjaga disiplin (tata tertib) untuk seluruh perusahaan. Menyelesaikan perselisihan-perselisihan atau memberi peringatan-peringatan kepada pekerja-pekerja yang kurang disiplin, sering absen, sering terlambat dan sebagainya. Dia mempunyai daftar tentang kelakuan dan kekurangan-kekurangan setiap pekerja. Dan ia banyak berhubungan dengan masalah peninjauan kembali gaji para pekerja.

Keuntungan Organisasi Fungsional

1. Masing-masing supervisor mencurahkan perhatian dan pekerjaan hanya kepada satu cabang pekerjaan.

2. Masmg-masing crang memiliki kesempatan untuk mendalami bidang spesialisasinya. Ini berarti organisasi secara keseluruhan juga bertumbuh makin baik.

3. Setiap orang melakukan pekerjaan yang mempunyai keahlian khusus,

4. Waktu dihitung dan dihemat sedemikian rupa sehingga tidak ada waktu dan tenaga yang terbuang.

5. Di sini terlihat bahwa kewajiban dan tanggung jawab lebih penting di atas segala-galanya.

Kelemahan Organisasi Fungsional

1. Karena, karyawan membuat bertanggung jawab dan membuat laporan kepada beberapa orang atasan, ada kecenderungan disiplin dan tanggung jawab menurun.

2. Kemungkinan dapat timbul perselisihan antara perintah mandor-mandor. Misalnya, dalam hal tugas speed boss dan inspector.

3. Tidak ada mandor yang mengkoordinasi atau menyatukan kembali pekerjaan yang tadinya sudah terbagi-bagi.

4. Sistem ini menjadikan pekerja sebagai manusia mesin, tidak ada kesempatan untuk mengembangkan karir di bidang lain.

 

E. ORGANISASI KOMITE/TIM

Organisasi komite merupakan modifikasi dari lini dan staf dengan fungsional, yang dilaksanakan oleh komite. Komite ini tidak ditempatkan dalam garis lini dan staf, mereka hanya membawa ide dari berbagai kelompok untuk dibahas lebih lanjut. Misalnya direktur dapat menunjuk komite anggaran untuk mempelajari dana yang dibutuhkan organisasi untuk tahun anggaran yang akan datang, kemudian komite ini menyusun laporan hasil studinya ke personil lini. Jika kita perhatikan organisasi vertikal, hirarkinya sangat tinggi, maka pengambilan keputusan sangat lambat, karena terhalang oleh birokrasi. 

Oleh sebab itu perlu membentuk tim yang mengumpulkan karyawan bekerja sama menyelesaikan suatu proyek. Karyawan yang bekerja dalam tim ini harus dimotivasi dengan cara memberi insentif, bonus agar mendorong mereka menyelesaikan pekerjaan sesuai dengan yang diharapkan. Sebuah definisi tim menyatakan a team is a unit of two or more people who work together to achieve a goal" (Bovee, 2004).Anggota tim ini saling membantu dalam mencapai misi, dan bertanggung jawab dalam pekerjaan, mereka bersinergi bekerja lebih produktif dibandingkan dengan jika bekerja sendirian. Ketua tim sering ditunjuk oleh atasan, tapi kadang-kadang bisa ditunjuk oleh kelompok sendiri. Dalam sebuah tim akan diperoleh ide-ide cemerlang, bekerja lebih perusahaan. Situasi semacam ini sangat membantu perusahaan menjadi lebih akrab, dan sering menemukan cara terbaik dalam pemecahan masalah fleksibel, merespon lebih cepat terhadap tantangan yang terjadi dalam menghadapi pasar. Team ini sedikit berbeda dengan work group. Dalam work group karyawan saling berinteraksi terutama dalam sharing informasi, dan saling membantu anggota. Yang penting dalar work group adalah kontribusi dari masing-masing individu, dalam hal ini ditekankan adanya kerjasama.

Tipe-tipe Tim

Mengenai tipe, struktur, dan komposisi individu dalam sebuah organisasi sangat tergantun dari tujuan strategis yang hendak dicapai oleh organisasi. Ada lima bentuk tim yang umum dikenal yaitu : 

- problem solving teams

- self-managed teams

- functional teams

- cross-functional teams

- virtual teams (Bovee, 2004)

Problem solving teams , ini lebih umum dijumpai, dalam bentuk quality circle teams, yang terdiri atas 5 - 12 orang yang berasal dari departemen yang sama yang bertujuan memperbaiki kualitas, meningkatkan efisiensi, dan memperbaiki lingkungan kerja. Mereka bisa membuat usul-usul perbaikan yang harus dilakukan.

Self-managed teams, ini bertujuan utuk meningkatkan aktivitas sendiri, dan mengurangi kebutuhan supervisor. Mereka mengawasi pekerjaan mereka sendiri, dan tugas tugas yang mereka lakukan. Mereka betul-betul bekerja dan mengawasi sendiri pekerjaannya, dan hasilnya sangat signifikan dalam mengurangi tenaga dan pekerjaan pengawas.

Functional teams, ini juga disebut command teams, atau vertical teams. Tim ini dibentuk berdasarkan struktur organisasi hirarki dari departemen tertentu dari atas manajer sampai kebawah karyawan yang diperlukan, untuk melakukan pekerjaan yang menyangkut kepentingan departemennya.

Cross-functional teams, disebut pula sebagai hoizontal teams, yang menghimpun karyawan dari berbagai departemen, untuk melakukan berbagai pekerjaan yang diperlukan.

Cross functional ini memiliki beberapa keuntungan yaitu:

1. Muncul saling tukar informasi dari berbagai anggota tim, yang berasal dari berbagai departemen.

2. Muncul ide baru bagaimana mengkoordinasikan berbagai unit organisasi.

3. Mendorong karyawan mencari solusi terbaik untuk memecahkan masalah.

4. Membantu mengembangkan prosedur dan kebijakan organisasi. Dalam mengembangkan cross functional teams ini bisa terjadi dibentuknya tim-tim yang bersifat sementara misalnya dibentuk task forces, special –purpose teams atau committees.

Virtual Teams, ini adalah tim yang anggotanya secara pisik terpisah dalam daerah geografis yang jauh ataupun dekat, tapi dihubungkan dengan peralatan teknologi dengan menggunakan, internet, intranet, e-mail, electronic meeting software, telepon dsb. Jika perlu sewaktu-waktu mereka bisa mengadakan pertemuan tatap muka.

Bekerja dengan teams ini mempunyai keuntungan dan kelemahan. Keuntungannya ialah: dapat menghasiikan keputusan yang berkualitas, karena memiliki anggota beberapa pejabat dengan inteligen tinggi, mereka selalu mencari dan memikirkan solusi terbaik, para anggota penuh antusias bergabung, minatnya tinggi, kreatif dan penuh enerji dalam bekerja. Mereka bisa menekan kebosanan dalam bekerja, mengurangi stress dalam bekerja, mendorong keinginan terlibat lebih dalam. Para anggota menampilkan pengetahuan dan skill nya semaksimal mungkin, meningkatkan efisiensi, dan mengurangi biaya, dan lebih memuaskan bagi para anggota. 

Kelemahannya sharing para anggota kadang-kadang sangat terbatas karena kekurangan penguasaan materi, sehingga ide yang ia munculkan kurang berbobot. Pengambilan keputusar bisa lama, pandapat tim didominasi oleh seseorang yang banyak bicara. Keputusan yang diambil mungkin tidak mewakili atau tidak diterima oleh semua anggota. Bila terbentuk groupthink, atau kelompok pemikir dari tim dan mereka perlu bertemu, maka ini akan memakan biaya karena mereka datang dari berbagai daerah.

F. ASPEK MANUSIA DALAM ORGANISASI

Dalam setiap bentuk organisasi terkandung aspek hubungan antara manusia. Ahli psikologi menyatakan dengan istilah interaksi sosial, yang mungkin bersifat positif ataupun negatif. Interaksi sosial yang positif, akan muncul apabila suasana lingkungan menunjang dan mereka merasa puas bekerja dalam organisasi serta merasa diri mereka merupakan bagian dari organisasi. Interaksi sosial negatif mungkin terjadi dalam klik di antara karyawan. Klik dapat terjadi, bila ada penyebabnya. Menurut pandangan manajer, klik tidak diharapkan jika akan membahayakan organisasi. Jika ada klik yang bertentangan dalam organisasi maka manajer harus segera mencari faktor penyebabnya dan memecahkan masalahnya. Sebab mungkin saja penyebabnya ialah faktor intern organisasi. 

Dalam mencapai tujuannya tentu suatu organisasi memerlukan sumber daya manusia sebagai pengelola sistem, agar sistem ini berjalan tentu dalam pengelolaanya harus memperhatikan beberapa aspek penting seperti pelatihan, pengembangan, motivasi dan aspek-aspek lainya. Hal ini akan menjadikan manajemen sumber daya manusia sebagai salah satu indikator penting pencapaian tujuan organisasi secara efektif dan efisien. Sumber daya manusia merupakan asset organisasi yang sangat vital, karena itu peran dan fungsinya tidak bisa digantikan oleh sumber daya lainnya. Betapapun modern teknologi yang digunakan, atau seberapa banyak dana yang disiapkan, namun tanpa sumber daya manusia yan professional semuanya menjadi tidak bermakna (Tjutju,2008). Eksistensi sumber daya manusia dalam kondisi lingkungan yang terus berubah tidak dapat dipungkiri, oleh karena itu dituntut kemampuan beradaptasi yang tinggi agar mereka tidak tergilas oleh perubahan itu sendiri. Sumber daya manusia dalam organisasi harus senantiasa berorientasi terhadap visi, misi, tujuan dan sasaran organisasi di mana dia berada di dalamnya (Tjutju, 2008).

 

G. TINGKATAN MANAJEMEN ORGANISASI

Agar sebuah organisasi bekerja secara efektif, perlu ditetapkan tingkatan strukturnya, dalam berbagai bentuk otoritas dan tanggung jawab. Dalam digambarkan tingkatan ini akan berbentuk piramid. Tingkatan paling atas organisasi bisnis ini sering disebut dengan tingkatan manajemen. Jika disebut top management. Pada sebuah bisnis kecil harya ada satu tingkatan ini, akan tetapi bila bisnis makin besar maka top management perlu mengangkat karyawan baru dan memberikan delegasi otoritas ke tingkat bawah. Akhirnya top management mempekerjakan beberapa manajer baru sebagai middle management, yang bertanggung jawab pada departemen tertentu. Kemudian diperlukan mengangkat tenaga supervisor untuk mengawasi secara langsung para pekerja. Dengan demikian terbentuklah tingkat manajemen ke-3, yang disebut operating management.

Tingkatan manajemen ini akan jelas terlihat dalam gambar sebagai berikut:

 

Operating Management juga disebut sebagai first line management seperti pandangan berikut. Ada tiga tingkatan manajer:

1. Top Manajer, biasanya ini dalam bentuk kedudukan Presiden, Direktur, Wakil Direktur, CEO (Chief Executive Officer) dan CFO (Chief Financial Officer). Manajer Puncak merupakan posisi teratas dalam sebuah organisasi yang bertanggung jawab atas pengambilan keputusan seluruh organisasi dan menetapkan kebijakan dan strategi yang mencakup seluruh organisasi itu.

2. Middle Managers, posisi ini memiliki otonomi sendiri, biasanya dalam jabatan manajer pabrik, manajer operasional, manajer divisi. Middle managers ini bertanggung jawab dalam melaksanakan strategi, kebijaksanaan, dan keputusan yang telah diambil oleh top managers.

3. First-Line-Managers, jabatannya seperti supervisor, kepala kantor, ketua kelompok Manajer ini bekerja bersama karyawan lainnya, sambil mengawasi jalannya pekerjaan, dan bertanggung jawab terhadap kelancaran aktivitas. Mereka harus menguasai material, berhubungan dengan konsumen, berhubungan dengan middle dan upper level managers. Pada tingkatan manajemen rendah (first line), para manajer lebih banyak melaksanakan fungsi manajemen operatif. Semakin tinggi tingkatannya,maka mereka lebih terlibat dengan fungsi manajemen administratif.

H. PRINSIP ORGANISASI

Jika kita perhatikan prinsip-prinsip pokok sebuah organisasi yang baik, maka dapat dikemukakan beberapa prinsip dasar yaitu:

1. Garis otoritas harus jelas. mulai dari atas sampai ke tingkat bawah.

Katakanlah mulai dari Direktur, Wakil Direktur, general manajer, supervisor atau mandor dan akhirnya sampai ke para karyawan. Apa yang dikatakan otoritas ialah hak dari atasan untuk menyuruh bawahan bertindak. Juga hak untuk membuat keputusan, dan menyuruh bawahan mematuhi segala keputusan. Umumnya otoritas ini mulai dari atas, kemudian melalui delegasi menurun ke bawah. Tanggung jawab (responsibility) artinya kewajiban individu untuk melaksanakan semua kewajiban yang telah dibebankan kepadanya. Dalam sebuah organisasi yang baik masing-masing akan berkembang sesuai dengan kenaikan pangkat yang bersangkutan. Antara otoritas dan tanggung jawab tidak dapat dipisahkan, dia harus berdampingan selalu. Bayangkan apa yang akan terjadi bila seorang eksekutif diberi tanggung jawab merencanakan membuat barang baru, tanpa diberi otoritas membeli bahan dan mempekerjakan tenaga yang sesuai.

2. Setiap Organisasi Mempunyai Tujuan.

Kegiatan dari masing-masing bagian dalam organisasi harus sejalan dengan tujuan umum organisasi, ini dikenal sebagai kesatuan tujuan. Prinsip ini sangat penting untuk mengembangkan kerjasama yang efektif di dalam organisasi.

3. Jumlah tingkatan otoritas harus dibuat minimum.

Makin banyak tingkat otoritas makin lama waktu digunakan untuk penyampaian instruksi ke bawahan dan makin lama informasi sampai ke atas. Kebanyakan organisasi tidak pernah memiliki tingkat otoritas lebih dari enam.

4. Tak seorangpun dalam organisasi yang diperintah oleh lebih dari satu supervisor.

Jika seorang karyawan diberi perintah oleh beberapa supervisor, maka dia akan menghadapi kepusingan mana yang harus didahulukan. Juga di dalam bentuk bisnis partnership di mana beberapa pemilik memiliki beberapa tingkat otoritas. Adalah kurang bijaksana bila satu partner mempunyai satu otoritas yang sama dalam kegiatan yang sama pula. Akibatnya akan menimbulkan kebingungan pada karyawan, dan sikap salah pengertian (misundestanding) di antara para partner.

5. Pembatasan dalam jumlah orang yang diawasi (span of management).

Ini disebut the span of control principle yang berdasarkan atas kenyataan bahwa ada batas kemampuan manajer untuk mengawasi bawahan secara efektif. Walaupun ada bermacam pendapat tentang batas pengawasan, namun orang sependapat bahwa 6 orang adalah batas maksimum yang dapat diawasi secara efektif. Apabila kegiatan bisnis sudah dilakukan secara desentralisasi dan tiap bagian mempunyai otonomi, memungkinkan top-level executive mengawasi sebanyak 10 sampai 12 orang.

Di dalam flat organization = organisasi yang gemuk, maka sejumlah orang melaporkan pertanggungjawabannya kepada satu orang. Sebaliknya pada tall organizations, memiliki beberapa tingkat hirarki, dalam hal ini hanya ada beberapa orang melapor pada atasannya. Disini span of managementnya cukup sempit. Organisasi yang fokus pada otoritas pembuat keputusan kepada pusat komando, biasanya bersifat centralization. Centralization ini akan baik, apabila memiliki top management seorang yang pintar, kaya pengalaman, luas pengetahuan. Baik organisasi lini, maupun lini dan staf, ada kecenderungan centralized. Namun kecenderungan organisasi modern sekarang ini cenderung desentralisasi Vertical orgnization. Vertical Organization, menghubungkan pimpinan puncak dengan lini tengah dan bawah. Struktur ini memberi kemungkinan kepada manajer untuk mendelegasikan otoritasnya melalui hirarki organisasi.

6. Struktur organisasi harus fleksibel.

Jika ada hal-hal yang menguntungkan bisnis, hendaknya ada kemungkinan bagi pimpinan mengadakan perubahan tanpa merusak kontinuitas organisasi.

7. Organisasi harus seimbang.

Kegiatan bisnis hendaknya terbagi di antara seluruh bagian dalam organisasi. Jangan ada satu bagian yang menonjol dan bagian lainnya tidak. Sem.a bagian harus memiliki anggaran dan staf yang merata.

H. FAKTOR-FAKTOR YANG BERPENGARUH DALAM MENETAPKAN STRUKTUR ORGANISASI

Banyak faktor yang mempengaruhi struktur organisasi. Pada awalnya mungkin struktur organisasi sebuah perusahaan sangat sederhana, tapi begitu perusahaan makin maju, maka pimpinan mulai memikirkan tujuan, misi dan strategi yang lebih spesifik. Ketiga elemen ini dirumuskan dalam rangka menguasai, memperluas pasar, mengatasi persaingan, ataupun keinginan merebut posisi leader, dan ini akan mempengaruhi struktur organisasi yang ada. Selanjutnya untuk mengembangkan struktur tersebut ada dua kegiatan utama yang perlu pula mendapat perhatian yaitu adanya spesialisasi dan departementalisasi.

Pada perusahaan yang baru berdiri, para pemilik mengerjakan pekerjaan sendiri, belum ada spesialisasi dan departementalisasi. Pemilik melakukan pekerjaan seperti merancang kantor, mengatur bentuk dan letak perabot kantor, membeli barang, mencari langganan, memasarkan, mengurus penagihan, membukukan keuangan, promosi dan sebagainya. Setelah perusahaan berkembang maka mulai dicari pegawai yang memiliki kualifikasi dengan jenis pekerjaan, setelah diangkat banyak karyawan, maka mulai dilakukan pengelompokkan mereka dalam bagian-bagian atau departemen tertentu. Misalnya departemen disesuaikan dengan kelompok untuk menghadapi konsumen, produk yang dihasilkan, proses produksi, dan sebagainya.

Contoh sederhana departementalisasi dalam struktur organisasi sebagai berikut:

 

Ada empat cara membuat departementalisasi yaitu berdasarkan function, division, matrix, dan network

Departementalisasi berdasarkan fungsi

Dalam hal ini karyawan dikelompokan berdasarkan skills, sumber yang digunakan dan keahlian. Departeman yang dibentuk misalnya departemen marketing, human resources, operation, finance, R & D dsb.

Departementalisasi berdasarkan divisi produk

Dalam hal ini dibuat kelompok produk yang dihasilkan perusahaan Masing-masing departemen bisa memenej seluruh kegiatan yang diperlukan untuk kegiatan produksinya.

Process divisions

Ini juga disebut process-complete departments, didasarkan atas pekerjaan yang dilakukan misalnya dalam pekerjaan mebel, ada departemen penggergajian, memasang, mengecet, menghaluskan dsb.

Crstomer divisions

Departemen berkonsentrasi melayani dan memuaskan konsumen dari kelompok tertentu ada konsumen kelas tinggi, dengan barang berkualitas tinggi, atau konsumen untuk lembaga pemerintah, dsb.

Geographic divisions

Ini bertujuan untuk menyebarkan kegiatan perusahaan keseluruh daerah desa, kota, kabupaten, antar propinsi baik didalam maupun ke luar negeri.

Departmentalization by matrix

Dalam hal ini karyawan dari berbagai depatemen fungsional, membentuk sebuah tim yang dikombinasikan berdasarkan spesialisasi dan skills mereka. Kelompok beberapa orang ini memberi laporan kepada dua orang manajer atau lebih. Struktur semacam ini memungkinkan perusahaan untuk mengumpulkan dan memanfaatkan resources dari dan untuk berbagai departemen. Matrix ini bisa dibentuk secara permanen, dan bisa pula dibentuk berdasarkan keperluan sewaktu-waktu untuk satu projekMisalnya matrix dibentuk berdasarkan bagian desain mekanik, ahli listrik, desain model, skills spesifik, mengerjakan satu pengembangan produkMatrix bisa membantu perusahaan besar berfungsi sebagai perusahaan kecil dan mengerjakan pekerjaan yang spesifik untuk satu projek Kelemahan dari bentuk matrix ini ialah anggota matrix tetap saja harus melaporkan kegiatannya kepada atasannya pada departemennya sendiri, dan juga kepada penanggungjawab tim matrix, Dapat pula menjadikan ketua tim overacting, dan muncul konflik Dalam matrix, komunikasi terbaik harus dilakukan dan kordinasi sangat penting, agar terhindar dari konflik. Bagaimanapun juga matrix dapat menghasilkan efisiensi tinggi.

Departementalization by Network

Departementalisasi berdasarkan jaringan adalah suatu cara berhubungan dengan fasilitas elektronik, dari bagian perusahaan yang terpisah, untuk melaksanakan tugas yang dikoordinasikan oleh kantor pusat. Ini juga disebut virtual organization. Organisasi network ini menyewa orang-orang melalui kontrak dari luar, seperti para ahli teknik, marketing, akuntansi, produksi, dsb. Bentuk network ini cocok untuk perusahaan yang berggerak secara internasional. Keuntungan terbesar dari bentuk network ini ialah sifat fleksibilitasnya. Perusahaan dapat menyewa orang pada saat dibutuhkan, dan melepasnya pada saat kurang kesibukan. Hirarki sangat terbatas, ini memungkinkan manajemen membuat keputusan cepat. Keuntungan lain ialah memungkinkan perusahaan meredefinisi peranan, tujuannya, dan karyawan memperoleh pekerjaan yang cukup sibuk dan memuaskan mereka. Hanya sistem pengawasan agak lemah, karena tidak berada pada satu lokasi Perusahaan juga bisa ketinggalan zaman, karena kurang kontrol, spirit karyawan kurang terangsang, arena hubungan emosional antara karyawan dan manajemen agak lemah.

I. ORGANISASI FORMAL DAN ORGANISASI INFORMAL

Pengertian / Definisi Organisasi Informal dan Organisasi Formal

Organisasi Formal

1. Organisasi formal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang mengikatkan diri dengan suatu tujuan bersama secara sadar serta dengan hubungan kerja yang rasional. Contoh : Perseroan terbatas, Sekolah, Negara, dan lain sebagainya.

2. Organisasi Informal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang telibat pada suatu aktifitas serta tujuan bersama yang tidak disadari. Contoh : Arisan ibu-ibu sekampung, belajar bersama anak-anak sd, kemping ke gunung pangrango rame- rame dengan teman, dan lain-lain.

Organisasi informal

Keanggotaan pada organisasi-organisasi informal dapat dicapai baik secara sadar maupun tidak sadar, dan kerap kali sulit untuk menentukan waktu eksak seseorang menjadi anggota organisasi tersebut. Sifat eksak hubungan antar anggota dan bahkan tujuan organisasi yang bersangkutan tidak terspesifikasi. Contoh organisasi informal adalah pertemuan tidak resmi seperti makan malam bersama. Organisasi informal dapat dialihkan menjadi organisasi formal apabila hubungan didalamnya dan kegiatan yang dilakukan terstruktur dan terumuskan.

Selain itu, organisasi juga dibedakan menjadi organisasi primer dan organisasi sekunder menurut Hicks:

1. Organisasi Primer, organisasi semacam ini menuntut keterlibatan secara lengkap, pribadi dan emosional anggotanya. Mereka berlandaskan ekspektasi rimbal balik dan bukan pada kewajiban yang dirumuskan dengan eksak. Contoh dari organisasi semacam ini adalah keluarga-keluarga tertentu.

2. Organisasi Sekunder, organisasi sekunder memuat hubungan yang bersifat intelektual, rasional, dan kontraktual. Organisasi seperti ini tidak bertujuan memberikan kepuasan batiniyah, tapi mereka memiliki anggota karena dapat menyediakan alat-alat berupa gaji ataupun imbalan kepada anggotanya. Sebagai contoh organisasi ini adalah kontrak kerjasama antara majikan dengan calon karyawannya dimana harus saling setuju mengenai seberapa besar pembayaran gajinya.

Adapun struktur organisasi formal, yaitu :

1. Organisasi informal adalah hubungan pribadi dalam organisasi yang mempengaruhi putusan di dalam organisasi tersebut tetapi ditiadakan dari skema formal dan tidak panggah dengan struktur formal organisasi.

2. Organisasi informal tumbuh karena berbagai faktor baik ekstern (pendidikan, umur, senioritas, jenis kelamin, latar belakang etnis dan kepribadian), maupun intern (jabatan, upah, jadwal kerja, mobilitas, dan simbol status)

3. Organisasi informal membentuk klik, status dan peranan, norma dan sanksi serta metode kerja sendiri lain dengan aturan formal.

4. Organisasi informal dapat bermanfaat bagi pribadi anggota dan organisasi, namun juga dapat membahayakan organisasi.

5. Organisasi informal berkembang dalam berbagai bentuk..

Hakekat Lembaga Sosial

Keberadaan lembaga sosial tidak lepas dari adanya norma dalam masyarakat. Di mana nilai merupakan sesuatu yang baik, dicita- citakan, dan dianggap penting oleh masyarakat. Oleh karenanya, untuk mewujudkan nilai sosial, masyarakat menciptakan aturan-aturan yang tegas yang disebut norma sosial. Nilai dan norma inilah yang membatasi setiap perilaku manusia dalam kehidupan bersama. Sekumpulan norma akan membentuk suatu sistem norma. Inilah awalnya lembaga sosial terbentuk. Sekumpulan nilai dan norma yang telah mengalami proses institutionalization menghasilkan lembaga sosial.

Organisasi formal adalah organisasi sebagaimana yang terlihat dalam gambar struktur organisasi. Pada gambar tersebut tampak jelas tingkatan-tingkatan organisasinya, yang resmi, formal, kaku, birokrasi. Ada aturan-aturan khusus yang mengatur hubungan didalamnya sebagai berikut:

Organization structure is framework enabling managers to divide responsibilities, ensure employee accountability, and distribute descision making authority. 

Organization chart provide a visual representation of how employees and tasks ate grouped and how the lines of communication and authority flow.

An organization chart depicts the official design for accomplishing tasks that lead to achieving the organization's goals, a framework known as the formal organization. (Bovee, 2004).

Organisasi formal merupakan kerangka pembagian tanggungjawab, pengambilan keputusan, pengelompokan karyawan dalam departemen tertentu dan terlihat secara jelas garis komando dan pelaksana otoritas, guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sedangkan Informal organizations the network of interactions that develop on a personal level among workers ... but interaction transcend formal boundaries can help establish a more pleasant work environment. Dalam organisasi informal, terdapat interaksi antar karyawan berdasarkan hubungan pribadi, melampaui batas-batas formal seperti yang dijumpai dalam organisasi garis, dan menciptakan suasana lingkungan yang sangat menyenangkan. Organisasi Informal ialah "everyday social interactions among imployees that transcend .formal jobs and job interrelationships. This level of organizations is sometimes just as powerful, than the formal structure” (Ebert, Griffin, 2000:142).

Contoh yang sering kita lihat, adalah menciptakan suasana akrab diantara seluruh karyawan serta pimpinan, bisa terjadi dalam acara-acara santai, malam hiburan, malam keakraban, cross country, piknik, rekreasi, dan sebagainya. Dalam acara-acara tersebut terjadilah hubungan informal, saling akrab yang mempunyai kemampuan luar biasa dalam mencairkan hubungan kaku dalam perusahaan selama ini, hal ini dapat meningkatkan produktivitas karyawan.

Perbedaan Organisasi Formal dan Informal

Ciri organisasi formal adalah sebagai berikut:

1. Adanya keterikatan yang resmi, rasional dan acap kali memiliki kontrak hukum. Contohnya adalah pegawai akan menandatangani kontrak ketika bergabung di sebuah perusahaan. Kontrak tersebut akan berisikan gaji dan aturan perusahaan.

2. Mempunyai bagan kerja dan struktur organisasi yang jelas. Bagan kerja ini akan terdiri dari ketua tertinggi, para manajer dan staf.

3. Mempunyai visi dan misi. Organisasi akan memiliki arah dan tujuan yang jelas.

4. Tiap anggota organisasi jelas peran dan jabatannya. Contohnya akan ada yang menjabat sebagai CEO, Manajer dan anggota staf biasa.

5. Hubungan dan komunikasi tiap anggota berdasarkan kepentingan organiasi secara umum.

Ciri organisasi informal adalah sebagai berikut:

1. Tidak adanya keterikatan tiap anggota, sehingga berhak pergi kapan pun namun terkadang memiliki sanksi sosial. Contohnya adalah kelompok bermain anak, ketika anak itu sudah tidak mau bermain dia bisa pergi dari kelompok bermain dengan bebas.

2. Tidak ada bagan kerja.

3. Tidak memiliki visi tetapi mempunyai tujuan yang sama. Contohnya adalah arisan ibu-ibu RT. Mereka memiliki tujuan untuk melakukan arisan dan menyelesaikannya, tetapi tidak mempunyai visi untuk kedepannya.

4. Tiap anggota memiliki peran namun tidak terperinci seperti organisasi formal. Contohnya adalah arisan ibu-ibu. Anggota arisan akan ada yang memiliki peran sebagai pengocok arisan, penyedia tempat dan penyedia konsumsi.

5. Hubungan tiap anggota sangat baik dan terikat dalam waktu yang lama.